Деякі керівники не розуміють, що являють собою регламенти і як вони повинні працювати. І навіть якщо у начальника з'явилося натхнення на написання документа, його підлеглі навіть не читають.
Виникає відчуття, що час витрачено дарма. Але за правильного підходу регламенти — спосіб ефективно інвестувати час та гроші. Розповідаю, чому варто їх запровадити та як зробити це правильно.
Можете уникнути повторюваних помилок
Співробітник робить помилку, ви його навчаєте та коректуєте, але йому на зміну приходить новий — і історія повторюється.
Наприклад, ви продаєте онлайн-курс: для навчання потрібно зайти на платформу. Ви маєте службу підтримки користувачів, яка допомагає вирішувати проблеми. Якщо запити клієнтів обробляють повільно, люди починають вимагати повернення. Адже тут швидкість дуже важлива. Через це йдуть витрати: через повернення та втрачений на їхнє оформлення час співробітників. Чи не окупаються витрати на маркетинг.
Якщо в компанії є регламент, в якому описано технологію роботи служби підтримки, цього можна уникнути.
Пояснення на пальцях неефективні
Сучасним людям складно сприймати інформацію відразу. Щоб досягти результату, доводиться повторювати те саме багато разів. Коли люди освоюють щось на практиці, їм потрібно підглядати в покрокову інструкцію. Думаю, ви з цим стикалися, включаючи нове обладнання або програмне забезпечення: з інструкцією почуваєшся впевненіше.
У бізнесі так само: співробітнику буде легше адаптуватися та бути ефективним, якщо він знає, як діяти у певних ситуаціях. Для початку це може бути паперовий або електронний документ, але краще забезпечувати його аудіо- та відеоматеріалами.
Введення на посаду відбувається швидше
Якщо ваш бізнес зростає, то потрібно постійно наймати нових співробітників: хтось йде, тому що не встигає за компанією, з'являються нові робочі місця.
На етапі онбордингу вам потрібно за короткий час «вшити» у новачка ті знання та підходи, які повинен мати штатний фахівець. Інакше він не зможе влаштуватись у працюючу систему. Поки стажер не розуміє специфіки роботи, він проблема для компанії. Добре написані інструкції та регламенти прискорюють момент «прошивки».
Онбординг не може тривати три місяці (хоча деякі компанії вважають це нормальним). Максимальний тестовий період для рядової посади в нашій компанії – 2-3 тижні. Якщо за цей час стажер не може вивчити інструкцію та діяти за нею, розуміємо, що триматися за неї не варто.
Легко провести аудит роботи працівника
Якщо ми хочемо утримати якість і постійно зростати, потрібно перевіряти компетентність співробітників. У вас є продавець Петя, який завжди був результативним. Але останнім часом він не закриває угоди. Є два шляхи: найняти іншу людину і сподіватися, що вона буде кращою, або спробувати скоригувати Петю.
Щоб виправити ситуацію, треба зрозуміти, що він робить не так: які кроки у циклі продажу відбуваються неправильно. Для цього потрібний опис, як діяти правильно.
Якщо ми хочемо зростання в бізнесі, то час від часу потрібно перевіряти, наскільки добре співробітники знають внутрішні процеси та правила роботи. У нас у компанії є тест з усіх регламентів, які потрібно знати штатному співробітнику. Раз на півроку всі проходять перевірку, на це потрібно 30-40 хвилин часу. Потім ви вважаєте статистику правильних відповідей та вимірюєте «середню температуру по палаті». Якщо компетентність співробітників падає, ви знаєте, як це виправити.
Немає залежності від співробітників
Ваш набір регламентів та інструкцій – практично штучний інтелект, «розум» компанії. За визначенням розум - набір правильних та перевірених даних, принципів, які дають результати. А тепер уявіть, який ризик, якщо всі ці дані не описані, а є в голові у різних співробітників. Якщо хтось залишає компанію, вона стає «безмозкою»: «розум» пішов разом із носієм технологій та процесів.
Регламенти дозволяють вивантажити всю важливу інформацію. Навіть якщо піде ключовий спеціаліст, усі знання залишаться у вас. Ви зможете використовувати їх при вступі на посаду та не зупиняти бізнес-процеси.
Ось п'ять причин, через які потрібно впровадити регламенти в компанію:
Топ новини
